Gestión Documental y Automatización de Procesos
El Sistema Integral de Gestión y Automatización de Procesos es una solución abierta y modular desarrollada para soportar diferentes plataformas de administración de contenidos; está específicamente diseñada para ayudar a las Instituciones de Gobierno a incrementar los niveles de eficiencia en su operación y al mismo tiempo garantizar el cumplimiento de regulaciones y legislaciones Locales, Estatales y Federales
Control y seguimiento de asuntos gubernamentales y oficios electrónicos (Sistema Automatizado de Control de
Gestión)
Administración y control de
documentos de trabajo de una forma integral, única y electrónica. Automatización de procesos documentales e integración de modelos de transparencia
Control e integración de expedientes de proyectos para su posterior entrega recepción o rendición de cuentas. (Libros
blancos)
Control de documentos, expedientes y archivos físicos, administrando la clasificación y el valor documental desde el registro y hasta la disposición final de los mismos
ESTRATEGIA – MODELO INSTITUCIONAL DE OFICINA SIN PAPEL
Contar con una arquitectura institucional de administración de documentos, procesos y contenidos con estándares repetibles y un centro de competencia con la finalidad de administrar una fundamento homogéneo y escalable de administración de documentos técnicos y administrativos a través de la institución.
- Reducción del tiempo de implementación de soluciones de negocio.
- Incrementar el retorno de la inversión.
- Minimizar el costo de administración.
- Permitir la ejecución departamental de Flujos de trabajo y búsquedas.
- Modelo de capacitación global.
- Infraestructura unificada.
- Repositorio Unificado (lógico no físico).
- Búsquedas y servicios de documentos unificados.
- Documento único en la institución.
- Procesos interconectados.
Permite atender los asuntos y la correspondencia interna y/o externa (funcionarios, ciudadanos o representantes legales ajenos a la institución), todo a través de mecanismos integrales, ágiles y confiables que coadyuvan a la generación, el registro, trámite y el seguimiento hasta la descarga de los asuntos gubernamentales. Todo esto aprovechando los beneficios del rastreo de archivos digitales, la firma electrónica, y la automatizando los procesos de gestión a través de un flujo de trabajo dinámico e interoperable
Sistema automatizado de control de gestión: es el conjunto de elementos, procesos, procedimientos, herramientas e instrumentos informáticos o electrónicos,
entre otros, que permiten realizar, identificar, proteger y controlar las comunicaciones, gestiones y trámites del documento electrónico gubernamental, entre los servidores públicos.
MODELO TRADICIONAL EN PAPEL Y PROPUESTO DE MANERA ELECTRÓNICA.
BENEFICIOS
- Control del flujo del documento gubernamental desde su generación o registro y hasta su respuesta
- Trámite electrónico múltiple a todos los involucrados (envíos, turnos y copias)
- Visibilidad de la respuestas y estatus de casos entrantes y salientes, productividad y mitigación de cuellos de botella
- Colaboración en respuestas con involucrados en otras localidades
- Reducción en el uso de papel y los servicios de mensajería a través de la incorporación del uso de en formatos electrónicos con Firma Electrónica Avanzada
- Aumento de la productividad, reducción de costos y aumento en la certidumbre jurídica de los trámites asociados a los documentos gubernamentales.
- Seguimiento y control de los asuntos gubernamentales, con capacidad de generación de estadísticas.
- Cumplimiento con normas, leyes, decretos y lineamientos en la materia.